Verenigingen en rekeningen voor verenigingen.
Gedurende mijn eerste maanden als penningmeester van SGS viel het me al op, dat relatief veel verenigingen hun bijdrage betalen vanaf een privérekening op naam van de penningmeester en niet via een zakelijke rekening op naam van de schaakvereniging,
Dit gebruik van die rekening kan best verstrekkende gevolgen hebben en is ook in bepaalde gevallen niet toegestaan. Als een vereniging haar statuten heeft laten vaststellen door een notaris, en zich ingeschreven heeft bij de Kamer van Koophandel is het zelfs verplicht om alle financiële transacties via een zakelijke rekening op naam van de vereniging te laten lopen.
De aansprakelijkheid van bestuurders van verenigingen wordt, behoudens grove nalatigheid, onbehoorlijk bestuur of opzet, hierdoor beperkt. Zeker ten aanzien van financiële zaken.
Als de vereniging niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en er geen notarieel verleden statuten zijn, is er geen verplichting om een rekening op naam van de vereniging te openen. Verenigingen denken op die manier bankkosten te besparen, maar zich er mogelijk niet van bewust zijn van de risico’s die ze daardoor extra lopen.
In de eerste plaats blijven alle bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor schade die door toedoen of nalaten door een bestuurslid wordt veroorzaakt. Dat kan gezien het huidige claimgedrag in de samenleving verstrekkende persoonlijke gevolgen hebben.
Als de vereniging besluit geen rekening op naam van de vereniging te openen, maar laat een lid (veelal de penningmeester) een rekening openen op de eigen naam dan ontstaat er nog een andere situatie.
Alle financiële transacties lopen dan geheel buiten de rekening om. Immers, juridisch staat de rekening niet op naam van de vereniging. Bij plotseling overlijden van de penningmeester vervallen automatisch alle machtigingen. De vereniging kan van het ene moment op het andere niet meer bij haar geld. Een ongewenste situatie lijkt me.
Interim: voor verenigingen die wel een zakelijke rekening hebben. Is het geregeld dat bij uitval van de penningmeester om welke reden dan ook, een ander over de gelden kan beschikken? Zo niet, dan adviseer ik je dit wel te regelen. Je weet maar nooit.
Een ander aspect is de fiscus. Die ziet de saldo’s op die rekeningen als privé vermogen. En die stelt gewoon: “Rekening op uw naam is geld van u, dus afrekenen.”
Vergissingen in het rekeninggebruik (zeker als de privérekening op (nagenoeg) dezelfde naam en zeker bij een zelfde bankinstelling loopt) kunnen zich makkelijker voordoen. Het afleggen van verantwoording door de penningmeester kan hierdoor ondoorzichtiger worden. De kans op fouten wordt nog verder vergroot als ze in eenzelfde pakket internetbankieren zijn geplaatst.
Natuurlijk, de kosten voor zakelijke rekeningen zijn anders dan voor particuliere rekeningen, Echter hebben banken wel rekeningen speciaal voor verenigingen, waarbij het kostenniveau wel op een lager niveau gebracht is, maar vaak nog andere voordelen. Kijk hiervoor eens op hun sites en vergelijk.
En dan nog even dit.
Natuurlijk is het wel toegestaan om uit kostenbeperking geen bankpas op naam van de vereniging te nemen. Contante betalingen kunnen via de eigen bankpas gedaan worden en van de verenigings- rekening worden overgemaakt naar de eigen rekening,
Aanlokkelijk, maar voor een kascommissie onoverzichtelijk en kan tot nader onnodige controles leiden. In mijn ogen doet een penningmeester er goed aan om het gebruik van de eigen rekening ten behoeve van de vereniging te vermijden. Eventuele eigen onkosten door (bij voorkeur) voor akkoord te laten paraferen of tekenen door de voorzitter.
Het bestuur van SGS wil hiermee de verenigingen stimuleren om deze zaken intern eens te inventariseren en te bespreken. In de hoop, dat er kritisch gekeken wordt naar de mogelijke (financiële) risico’s die er kunnen lopen.
Met vriendelijke groet,
Hans Oosterhout
Penningmeester SGS